saisie-roumanie
14 février 2020

Depuis 2019, nous constatons un net regain d’intérêt pour des travaux non technique et (a priori) non automatisables réalisés par les humains. Les premières opérations se sont enchaînées, les clients semblent satisfaits, et l’efficacité est même supérieure à celle envisagée au départ. Pourtant, nous étions arrivés il y a peu à la conclusion que sur des taches non techniques, l’offre offshore des pays low-cost avait un avantage prix quasi décisif par rapport au nearshore est-européen.

Qu’en est il aujourd’hui ?

Des services low-cost à tout prix ?

Un exemple récent nous a édifié. Nous avons embauché il y a peu de temps trois personnes provenant d’une entreprise très pointue et performante, et qui pourtant a fermé après avoir perdu un appel d’offre de son principal client, à savoir les institutions européennes.

L’objet de cette consultation perdue était le contrat de mise en forme des documents des institutions européennes.

Concrètement, le principal critère de l’appel d’offres était le prix, et le test technique était extrêmement facile, à la portée de prestataires qui pourtant n’avaient pas du tout la capacité de réaliser la prestation « standard », assez pointue.

En effet, l’entreprise roumaine qui a réalisé ce travail pendant plus de 10 ans avait une vraie expertise technique, développée au fil du temps. Elle disposait aussi d’une grande réactivité, basée sur un système d’astreinte et de rotation de personnel, pour pouvoir répondre au plus vite aux demandes de publication de nouveaux textes et documents, à un niveau de qualité impeccable.

Or suite à l’appel d’offres, le contrat a été remporté par un groupe sans réelle expérience dont les opérations étaient situées à Madagascar.

Les premiers test « en réel » s’étant révélés désastreux, des interlocuteurs des institutions européennes ont alors demandé au prestataire sortant et éconduit de lui venir en aide, mais celui-ci avait déjà envoyé les lettres de licenciement, certains salariés avaient déjà retrouve du travail et tous étaient déjà en préavis. Qu’attendre d’une entreprise qui sait qu’elle a perdu son unique client ?

Cette mésaventure nous a permis de récupérer plusieurs professionnels expérimentés et possédant un très bon niveau technique. Mais que penser de la sous traitance hors de l’UE, pour faire quelques économies, de taches qui sont loin d’être neutres au niveau technologique, mais aussi en terme de confidentialité ?

Un deuxième exemple, celui du détourage d’images destinées aux sites web. Comme nous avons des graphistes, nous avons souvent été contactés pour donner nos tarifs en terme de détourage. La difficulté est que les temps de travail varient énormément en fonction de la nature des images à détourer. Et si l’on veut faire un devis vraiment précis, il est préférable de réaliser des tests en réel sur des images représentatives en terme de complexité des contours.

Or bien souvent les images reçues pour les tests sont moins découpées que les suivantes. Et surtout il arrivait très fréquemment que nous ne recevions pas le moindre feed-back sur nos offres basées sur des test qui ont impliqué des coûts significatif. Ceci même dans le dernier cas ou nous avons préféré décliner d’entrée, mais à l’insistance du prospect auquel j’avais expliqué nos déceptions, nous avons tout de même réalisé l’étude pour finalement ne plus avoir la moindre réponse (même négative, mais au moins nous aurions eu une info…) de sa part, alors même qu’il avait pourtant bien juré ses grands dieux de nous tenir au courant, quelle que soit sa décision.

Bref… nous avions largement tiré un trait sur ce type d’activités au parfum d’ultra low cost mercenaire…

Forces du nearshore dans les services externalisés

Pourtant le nearshore européen offre une vraie différence en terme de confidentialité. En effet, les règles de l’UE s’appliquent, ce qui donne une sécurité juridique appréciable.

Ensuite, le niveau de formation dans l’UE est généralement très élevé, et la logique culturelle européenne permet d’avoir un « bon sens » proche de celui du donneur d’ordre.

La proximité géographique est aussi un avantage appréciable, surtout quand les taches à réaliser sont assez complexes en évolutives avec le temps. Le déplacement des chefs de projet et experts techniques peut se faire rapidement et simplement.

Enfin, il peut y avoir une logique de partenariat global. En clair, une start-up d’Europe de l’Ouest a la possibilité d’externaliser à la fois ses développements web au sens large très large (incluant le graphisme, le détourage et aussi la gestion de projet pour des process auparavant réalisées en on-shore), mais aussi la partie back-office administratif humain, par exemple pour comparer des produits, saisir ou vérifier des données, etc

L’organisation TC pour les « services manuels »

Transycons a choisi un solution spécifique pour répondra aux besoins de type saisie et rapprochement de données ;

Nous faisons notamment appel a des mères de familles avec lesquelles nous avons déjà collaboré, car elles ont par le passé travaillé avec nous dans le domaine du référencement internet.

Ces mères de famille travaillent généralement à temps partiel, en fonction de leurs disponibilités et contraintes.

Comme les travaux réalises ne sont généralement pas urgents, et demandent peu d’interactivité, la liberté de choix des horaires de travail est grande, de même que la flexibilité au fil des semaines. Libre aux opératrices de travailler en soirée (quand les enfants sont couches et que le calme est revenu) ou le WE (quand le conjoint est présent et peut les décharger d’autres taches.)

Le fait qu’il ne faille pas se déplacer jusqu’à une entreprise est également est puissant facteur de motivation, de même que l’absence d’obligation de travailler a temps plein.

Mieux, il peut très bien y avoir une entente entre les opératrices pour que, si pendant une semaine l’une d’elles n’arrive pas à respecter le quota d’heures sur lequel elle s’était engagée au départ, une ou deux collègues fassent davantage d’heures pour compenser.

Il faut aussi noter que pour des mères de familles « aux prises » avec de jeunes enfants pleins d’énergie, le coté parfois un peu répétitif / mécanique de certaines taches apparaît comme une forme de relaxation bienvenue après des heures agitées…

Par ailleurs des récents changements de la fiscalité en Roumanie font que les temps partiels ne sont plus pénalises par rapport aux temps pleins, et ne payent plus proportionnellement aux nombre d’heures travaillées, davantage de charges sociales. Ceci devrait favoriser le travail des mères de chez elles.

Nous avons aussi la chance d’avoir a l’entreprise une chef de projet qui connaît très bien la logique des CRM et autres ERP, ce qui pour des opérations manuelles sur des données est plus que bienvenu.

Plus neutralement le fait d’avoir un responsable français qui sait ce qu’est un code NAF, connaît la logique des codes postaux, de l’organisation administrative française (changeante), et possède une bonne connaissance de la vie des entreprises permet au client de gagner un temps précieux, et d’éviter divers malentendu et quiproquos.

On ajoutera aussi le fait que nos opératrices évitent au maximum de prendre des initiatives sans les soumettre au chef de projet (qui en réfère souvent au client), ce qui évite les dérives pénalisantes, même voire surtout quand la personne qui a pris l’initiative pensait bien faire.

Enfin, last but not least, nous accordons une grande importance à la sincérité des heures de travail rapportées. En effet, il est fondamental que le client soit toujours convaincu que les temps factures sont absolument réels. Quand c’est pertinent, nous réalisons un petit test en réel au démarrage d’une opération. Et dans tous les cas, il est nécessaire que le client constate une croissance de l’efficacité quand elles accumulent de l’expérience sur des taches données.

La sous traitance administrative ne doit pas être seule

Il existe une assez forte instabilité de ce type d’activité, nous n’avons pas rencontré de sous traitance de ce type qui sont à la fois assez constante et très durable.

En clair, le client à un ou des travaux à faire, et souvent au bout de quelques semaines ou mois, le travail se termine.

On ne peut donc pas se baser uniquement sur une activité de sous traitance administrative.

L’intérêt pour le client comme pour l’entrepreneur est que les coûts fixes sont répartis entre deux activités de sous traitance nearshore proches mais distinctes, et que la principale activité (le développement web) apporte une structure préexistante et une grande flexibilité pour y agréger la main d’œuvre nécessaire.

En conclusion, il faut reconnaître que pour certaines activités, faire en propre (par exemple dans les agences web) reste plus efficace que dans le cadre d’une sous traitance en cascade;

C’est le cas par exemple du SEO (le référencement internet), car le contenu, donc l’info réelle, sont le nerf de la guerre. Et il est très difficile pour le sous traitant du sous traitant, situé de surcroît à l’étranger, d’obtenir les informations pertinentes pour la rédaction des contenus nécessaires.

Mais pour diverses taches administratives nécessitant de la souplesse et de la précision, dès lors que le client est conscient qu’il faut un budget non dérisoire et de la nécessite d’un surcroît raisonnable de pilotage et d’interactivité nécessaire pour que la sous traitance en nearshore – offshore se passe au mieux, les choses ont de grandes chances de bien se passer grâce au sérieux du prestataire de saisie nearshore.