8 septembre 2017

Nous avons été consultés début juin par une start-up marketing d’Europe de l’Ouest qui souhaitait outsourcer en nearshore ses taches de crawling de sites web pour accompagner sa forte croissance. Il s’est vite avéré que nous avions affaire à un appel d’offres en bonne et due forme, car nous avons reçu un cahier des charges très clair tant sur l’activité de l’entreprise donneuse d’ordre que sur les tâches qu’elle souhaitait externaliser. Nous avons parcouru les différentes étapes mentionnées, pour au final être l’entreprise retenue. Voici un premier retour sur une belle aventure encore à ses débuts…

Raisons du succès de l’externalisation nearshore de tâches informatiques

Tout d’abord, notre principal interlocuteur côté client a eu, dans ses vies professionnelles antérieures, un bon vécu avec les prestataires sous traitants informatique en Europe de l’Est, ce qui constituait un bon point pour la Roumanie. A contrario, il a souffert de gros problèmes de communication dans le cadre d’une activité informatique outsourcée en Inde, la devise locale « le client a toujours raison » faisant parfois des ravages, et il a eu une expérience décevante avec un pays du Maghreb.

Ensuite la réactivité commerciale a été appréciée ; accusé de réception rapide, respect du délai de réponse à l’Appel d’Offres, échange skype avec l’équipe projet lors de la conférence de short-list…

A contrario, un concurrent, pourtant beaucoup plus « gros » et « communicatif » que Transycons, n’a pas réussi à tenir le délai de réponse… lequel n’était pourtant pas particulièrement serré…

Ensuite la proximité métier dans les activités actuelles du client a aussi été fondamentale, chez nous pas de confusion par exemple entre JavaScript et Java (!), c’est largement ce qui a permis de de sélectionner les deux entreprises qui sont restées en short-list.

La taille très comparable de nos structure et de celle du client (entre 20 et 30 personnes) a aussi manifestement joué en notre faveur. Chacun des partenaire est « important » pour l’autre, et les règles de fonctionnement sont forcément un peu similaires.

Enfin nous avons pu proposer un tarif compétitif, car prenant en compte l’aspect dédié / continu sur une longue période de l’activité. (sachant que nous avons aussi laissé la porte ouverte à plus de flexibilité si nécessaire.)

La différence au niveau du prix est probablement aussi venue du fait que des concurrents consultés disposent d’une maison mère en Europe occidentale et de filiales en Europe de l’Est, alors que de notre côté nous n’avons pas à supporter la contrainte du coût d’une structure dans la « vielle Europe » qui ne nous apporterait d’ailleurs rien au plan opérationnel.

Et pourtant… après avoir été retenus par la start-up cliente, le plus dur restait à faire, à savoir satisfaire et fidéliser !

Démarrage et début de montée en charge de la sous traitance informatique.

Le feu vert pour le démarrage a été assez rapide ; il a été convenu que notre chef de projet informatique, très expérimenté, ferait sous 10 jours un déplacement chez la start-up cliente dans une belle capitale pour une « mise en main » de la technologie. Une semaine a été prévue pour former un CP sur l’essentiel de l’application de crawl du client. De l’avis de tous, cette période s’est bien déroulée.
Ensuite, Transycons s’est focalisé sur la sélection d’une seconde personne, un développeur plus junior, pour renforcer l’équipe.

Trois personnes ont été pressenties, et a finalement été retenue la plus « avide d’apprendre / de comprendre », sachant qu’en plus elle n’avait pas de congés d’été posés au cours des semaines suivantes, ce qui était un vrai plus pour continuer la montée en charge rapide.

Le CP Transycons a ensuite continué à lui transmettre ce qu’il savait, et à échanger avec le pilote client quand il tombait sur des cas de figures encore inconnu.

La visite en Roumanie de notre interlocuteur client, lequel devait au départ valider une bonne prise en main de la technologie par le second développeur, a été un peu repoussée pour des raisons de congés d’été, et finalement, quand elle a eu lieu, elle a surtout servi à se tranquilliser encore plus, à transmettre davantage de connaissances et à donner une perspective sur les évolutions prévues de l’application utilisée… voire de la start-up cliente.

Contrairement à ce qui était prévu lors de l’appel d’offres, qui prévoyait une poursuite de la montée en charge, nous en restons pour l’instant à une équipe de deux personnes dédiées, mais cela ne nous pose pas spécialement problème car notre rôle de prestataire informatique est aussi d’offrir une certaine flexibilité face aux évolutions non prévues.

Enfin on peut noter que l’opérationnel a toujours été pilote depuis le début par rapport à l’administratif, le travail s’est très vite mis en place, sans cadre vraiment formalisé, le contrat plusieurs fois évoqué reste invisible, ce que ne nous pose pas spécialement de problèmes, dès lors bien sûr que les factures des services sont payées à temps. Ceci d’autant plus que les start-up ont souvent la manie « d’oublier » de publier leurs comptes… 🙂

Quelques enseignements sur le démarrage de cet outsourcing informatique

Le pilote du projet côté client a toujours été très réactif, étant lui même proche des niveaux de décision. C’est lui qui a piloté le transfert de l’expertise technique nécessaire pour réaliser les taches demandées. Il est très impliqué, et permet aussi de fluidifier les échanges avec les autres fonctions de son entreprise. Précieux…

Nous avons constaté chez nous un réel intérêt pour cette activité de crawl de sites, alors que de ce que nous avons compris, les programmeurs français préfèrent souvent travailler sur le développement d’applications conséquentes, sans être aussi sensibles que chez nous au défi presque ludique qu’implique de crawler des sites très différents entre eux,

Le hasard a aussi fait que nous avons réalisé un panachage des profils de l’équipe, entre un chef de projet à formation technique et un développeur plus autodidacte. Visiblement cela fonctionne bien, chacun des deux membres à des choses à apporter à l’autre, en fonction des sites et contraintes qu’il a rencontré.

Enfin, suite à la visite du pilote client dans nos locaux, nous entrevoyons aussi la possibilité de collaborations dans d’autres domaines avec cette start-up innovante. Bien évidemment pour développer ou refondre des sites web… et probablement aussi une collaboration avec des gens de Roumanie connaissant des langues plus rares, et qui apporteront une connaissance sémantique précieuse pour le travail de crawl…

Voila pour un premier retour… et en conclusion, last but not least, il faut mentionner le plaisir de rencontrer de nouveaux interlocuteurs, souvent des gens très intéressants et créatifs, les start-up-ers étant d’ailleurs réputes pour cela…
De telles visites évitent de trop rester dans un train train des mois qui passent et cela pose souvent les bases pour des années de sous traitances futures, par delà les projets, voire les structures d’entreprises…