28 septembre 2015

La fréquence du recours à cet outil juridique qu’est le contrat varie beaucoup en fonction des pays. En Roumanie, ou nous sommes implantés, la pratique du contrat est assez courante, notamment pour essayer autant que possible de se prémunir d’un dérapage du fait que les conditions de la collaboration n’aurait pas été suffisamment clairement posées au départ.
C’est même allé plus loin, puisqu’au début de ce 21e siècle, les parlementaires roumains avaient légiféré pour imposer l’existence d’un contrat (avec un nombre minimum de points devant être stipulés) lors de tout rapport commercial entre deux entreprises, au moins dès lors que la collaboration avait une certaine continuité, c’est à dire en fait à partir de la deuxième facture.
Loi qui (au passage) bafouait grossièrement le principe même de la liberté contractuelle.

Les choses se sont cependant bien assouplies depuis quelques années, notamment à l’export, après une période délicate pendant laquelle certains confrères avaient vécu des contrôles au cours desquels il leur était demandé de présenter (pour tous leurs clients) des contrats en original signés, dans la langue du pays (le Roumain…), et avec le tampon des entreprises parties prenantes (ceci sachant que beaucoup d’entreprise de divers pays de l’Union Européenne n’ont pas de tampon car cela ne leur sert plus à rien d’en avoir… choc des cultures…).

Il faut reconnaître que les entreprises clientes du secteur des nouvelles technologies, donc dans un domaine dématérialisé par excellence, avaient bien du mal à comprendre pourquoi nous insistions tant pour leur faire analyser puis signer des bouts de papier alors que les choses fonctionnaient déjà bien au plan opérationnel… la rentabilité du temps passé en administratif était nulle pour elles, et un nombre significatif n’a jamais renvoyé le contrat signé, malgré les promesses de le faire, et au bout de quelques relances nous finissions par laisser tomber.

Pour les collaborations internes à la Roumanie en revanche, les contrats inter-entreprises restent hélas obligatoires dans les faits, surtout du point de vue fiscal, spécialement pour l’entreprise acheteuse si celle-ci veut pouvoir inclure dans ses charges déductibles de l’impôt sur le profit les prestations achetées (il faut même souvent fournir d’autres justificatifs comme le détail des temps passés, un accord signé sur le coût de chaque projet, même modeste, etc).
Ces contraintes (ou la simple volonté d’établir un contrat détaillé) peuvent devenir un frein, surtout si les clients ne sont pas très organisés, comme par exemple certaines entreprises du domaine de la communication ; on partira au départ sur une cotation contractualisée, laquelle deviendra vite obsolète du fait de multiples demandes de modification en cours de projet, et comme nos chefs de projet ne sont pas des juristes (et ne disposant que d’un temps limite), ils n’auront pas forcément le réflexe d’empiler annexe sur annexe pour que les documents suivent à peu près la réalité opérationnelle (ce qui, d’expérience, est quasiment impossible, l’important étant avant tout la bonne foi des partenaires). Actualiser les documents fait perdre beaucoup de temps et n’est pas la panacée pour se protéger ; si une entreprise ne veut ou surtout en peut pas payer ce qu’elle doit, toutes les preuves du monde n’aideront pas vraiment…

Pour en revenir à l’export de services IT, aujourd’hui les contrats (cadre) ne sont guère nécessaires. En fait les documents que nous signons le plus fréquemment sont les engagement de confidentialité/NDA, généralement demandés par les clients. Et dans la très grande majorité des cas nous en resterons la…
Nous avons progressivement compris que les entrepreneur de pays francophones (les animateurs de PME, notre cible principale,) ne sont pas des accros de contrats en général et de juridique en particulier. Il peut arriver qu’ils demandent à voir une proposition de contrat type, et qu’ils l’acceptent d’ailleurs, mais sans forcément aller jusqu’à le signer…
Bien souvent, le simple fait de fractionner les paiement au cours de la vie du projet suffit à rassurer les deux parties.
Plus récemment aussi on a commencé à nous demander nos conditions générales de vente, il s’agissait d’ailleurs d’un entrepreneur qui était auparavant passé par des postes de vente.

Ceci a été pour nous l’occasion de lancer un chantier que nous considérons comme important. En effet, baignant dans une atmosphère locale assez portée sur les documents juridiques, nous avons entrepris de coucher sur le papier une liste de points récapitulant en fait notre manière de fonctionner sur le plan opérationnel et administratif.
Nous avons inclus un aspect confidentialité (tant il nous semble normal vu qu’en plus nous sommes une agence de développement web en marque blanche) dans le document.

En fait pour nous l’objectif des conditions générales de vente pour nos services de développement web à distance est avant tout pédagogique. Une majorité de nos nouveaux clients n’a jamais fait appel à une agence web développant en nearshore ou offshore, donc ils n’ont que très peu de points de repères, et souvent ils ne se rendent pas non plus compte de ce manque de repères.

Or bien souvent les échanges initiaux sont lapidaires, on va a l’essentiel, tarif, délai, cotation, et si les réponses conviennent il faut fabriquer rapidement.

Pourtant le risque n’est pas mince qu’en cours de projet de fortes divergences apparaissent, sur le mode (« vous ne m’aviez pas dit » / « je ne savais pas que » avec en réponse le « vous n’avez pas non plus demandé » « ce mode de fonctionnement est classique compte tenu de la distance). En fait, plutôt que d’essayer de donner un maximum d’informations au client lors des premiers contacts, dont une partie à l’oral, informations qui risquent soit de ne pas être exhaustives, soit d’être en partie mal comprises et en partie oubliées, nous préférons fournir un document synthétique, mais dans lequel sont présents l’ensemble des points importants.

Ce document ne sera pas forcément signé par le nouveau client, mais ce n’est pas très grave, l’important est que le client puisse avoir connaissance de notre mode de fonctionnement, qu’il puisse ainsi demander des précisions, voire obtenir des aménagements. Or il est primordial que les discussions sur les éventuels aménagements puissent avoir lieu dès le départ, avant que la phase opérationnelle du projet ne soit lancée. En effet, peut être que les positions ne pourrons pas être rapprochées, par exemple sur les délais de paiement, et ceci sera beaucoup moins douloureux au début que si les développement sont déjà bien avancés.

Pour ne donner qu’un seul exemple, nous avons eu le cas assez récemment d’une association étrangère cliente qui n’étant pas assujettie à la TVA n’a pas fourni de numéro de TVA intracommunautaire (ni même d’équivalent…) ce que nous ne savions pas au départ. Vu la pression du délai, nous avions décidé de démarrer très vite le travail sur le graphisme, et nous avons ensuite découvert que comme cette association ne pouvait pas nous fournir de numéro de TVA nous ne pouvions pas établir de facture d’acompte, et il en a résulté une longue série d’échanges sur ce point, puis l’établissement d’une facture pro forma. Si nous avions disposé d’un document de conditions générales des ventes validées (jointes à la cotation), ce problème du code de TVA aurait pu être identifié, et réglé plus tôt.

Dernier point pour mettre l’accent sur le côté avant tout pédagogique du document, mon associé Cristian m’a fait remarquer à juste titre que la rédaction d’un tel document ne « sonnait » pas très juridique, ce qui est assurément vrai, encore une fois le but n’est pas de nous protéger y compris au travers de textes parfois un peu abscons, mais bien de mettre en lumière une méthodologie de fonctionnement de manière à ce que les clients sachent vraiment ce que nous attendons de leur part pour que le projet se passe au mieux.

Bref, même si les conditions générales de vente apparaissent parfois comme un outil davantage utilisé pour les relations de type B to C, il se révèle vraiment intéressant pour du B to B, surtout si les clients ne sont pas familiarisés avec les problématiques du développement de site ou applications web, de surcroît en nearshore. (à distance)